Przypomnijmy:

Wydatek można uznać za kwalifikowalny, jeżeli jest niezbędny dla realizacji projektu i spełnia następujące kryteria: jest racjonalny, rzetelnie udokumentowany i możliwy do sprawdzenia, spójny z obowiązującymi przepisami i ujęty na liście kosztów.

Dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztów kwalifikowanych mogą być:

- faktury: VAT, VAT marża, VAT RR, VAT MP, faktury korygujące wraz z fakturami, których dotyczą,

- rachunki oraz noty korygujące (wraz z dokumentami których dotyczą),

- dokumenty celne (wraz z dowodami zakupu, których dotyczą),

- dowody opłat pocztowych i bankowych oraz inne dowody opłat,

- umowy sprzedaży sporządzone w formie aktu notarialnego zawierające zapisy potwierdzające, iż płatność nastąpiła jednocześnie z podpisaniem aktu notarialnego (np. przez wręczenie gotówki w obecności notariusza),

- umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy (np. dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu, oświadczenie sprzedającego potwierdzające przyjęcie zapłaty),

- umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, jeżeli koszty z nimi związane mogą być kosztami kwalifikowanymi wraz załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatków (dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu), bądź oświadczeniem sprzedającego potwierdzającym przyjęcie zapłaty lub oświadczeniem kontrahenta beneficjenta o przyjęciu zapłaty.

Uwaga! W przypadku gdy umowa o dzieło została zawarta z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, do wniosku o płatność należy dołączyć:

• rachunek określający wysokość podatku dochodowego,
• dokument stwierdzający istnienie obowiązku podatkowego (kopia deklaracji PIT-4 złożonej przez beneficjenta do urzędu skarbowego) wraz z dowodem zapłaty podatku,
• dokument wskazujący wysokość składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne wraz z dowodem ich zapłaty.

- dokumenty, które mogą być sporządzone na potwierdzenie zapisów w księdze, dotyczące niektórych kosztów (wydatków), zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) – na zasadach określonych w par. 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2003 nr 152 poz. 1475).

Przedstawiona lista nie zamyka definitywnie możliwości udokumentowania poniesionych kosztów inwestycji (projektu) innymi dokumentami, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanego projektu.

W rozdziale "Jak rozliczyć inwestycję" (menu z lewej strony) można znaleźć zasady rozliczania projektów.