Warunkiem uzyskania przez beneficjentów przysługującej im refundacji części poniesionych kosztów kwalifikowalnych jest przede wszystkim prawidłowa realizacja projektu czyli wywiązanie się z podpisanej umowy o jego dofinansowanie. Jeśli umowa nie zostanie podpisana (mimo złożenia prawidłowo wypełnionego wniosku wraz z innymi dokumentami) będzie to oznaczać, że nie zostało przyznane dofinansowanie, a rolnik będzie musiał sfinansować rozpoczętą inwestycję z własnych środków (rolnicy mogą występować o dofinansowanie projektu w czasie trwania inwestycji).

Przyznane środki na dofinansowanie inwestycji mogą być wypłacane w formie refundacji, maksymalnie do 100 % kosztów kwalifikowanych poniesionych na nią, ratami (po zakończeniu kolejnych etapów projektu) lub w całości (po zakończeniu projektu). Rolnik musi o nie wystąpić składając wniosek o płatność – odpowiednio pośrednią lub końcową.

Otrzymanie pomocy finansowej i zrealizowanie inwestycji wymaga od rolnika jej rozliczenia, czyli złożenia tzw. sprawozdania z realizacji inwestycji. Służy do tego specjalny formularz udostępniony przez ARiMR. Sprawozdanie stanowi jeden z załączników do wniosku o płatność ostateczną.

W formularzu sprawozdania należy podać numer identyfikacyjny producenta rolnego, numer umowy przyznania pomocy oraz dane identyfikacyjne wykorzystującego pomoc. W części dokumentującej koszty akceptowane są: faktury VAT, rachunki, faktury korygujące, noty korygujące, umowy sprzedaży nieruchomości sporządzone w formie aktu notarialnego, a także umowy sprzedaży, umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne (szczegółowe informacje na ten temat w rozdziale "Wykaz dokumentów potwierdzających koszty kwalifikowalne" - menu z lewej strony).

Wydatek można uznać za kwalifikowalny, jeżeli jest niezbędny dla realizacji projektu i spełnia następujące kryteria: jest racjonalny, rzetelnie udokumentowany i możliwy do sprawdzenia, spójny z obowiązującymi przepisami i ujęty na liście kosztów kwalifikowalnych. Warunkiem uzyskania refundacji poniesionych kosztów kwalifikowalnych jest prawidłowa realizacja projektu.

Podczas wypełniania sprawozdania, w przeznaczonej do tego celu tabeli, należy wpisać wartości wskaźników osiągniętych podczas realizacji inwestycji. Informacje znajdujące się w tabeli powinny dotyczyć inwestycji objętych zestawieniami rzeczowo-finansowymi operacji będącymi załącznikami do wniosków o płatność częściową lub ostateczną.

W sprawozdaniu wymagane jest również podanie daty rozpoczęcia operacji, rozumianej jako data podpisania umowy przyznania pomocy i daty zakończenia operacji, czyli datę złożenia wniosku o płatność ostateczną.

W chwili podpisania umowy beneficjent pomocy składa weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. Stanowi on zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy. Zwrot weksla nastąpi po upływie 5 lat od dokonania przez Agencję ostatniej płatności tj. po upływie "okresu związania z celem" lub w przypadkach rozwiązania umowy przed dokonaniem wypłaty pomocy, odmowy wypłaty całości pomocy, zwrotu przez beneficjenta całości otrzymanej kwoty pomocy wraz odsetkami.

Wszystkie obiekty budowlane oraz maszyny i urządzenia wymagające rozruchu muszą być odebrane i dopuszczone do użytkowania najpóźniej do dnia złożenia wniosku o płatność. Protokoły odbioru powinny być opatrzone klauzulą o świadomości odpowiedzialności karnej za podanie fałszywych danych.

Zgodnie z wymogami Komisji Europejskiej ARiMR ma obowiązek przeprowadzania wyrywkowych kontroli w miejscu realizacji projektu (inwestycji). Kontrole te mają na celu poświadczenie (sprawdzenie) stanu faktycznego podanego we wniosku i w innych dokumentach, zaawansowania realizacji projektu, jego zgodności z zapisami i zobowiązaniami wynikającymi z umowy.

W przypadku stwierdzenia istotnych niezgodności, Agencja ma prawo odstąpić od umowy i zażądać zwrotu otrzymanej pomocy. Stanie się tak również, gdy inwestycja zrealizowana będzie prawidłowo, ale beneficjent w ciągu 5 lat zmieni kierunek działalności, na który zostało przyznane dofinansowanie albo w ogóle zaprzestanie działalności rolniczej np. w wyniku skorzystania przez niego z renty strukturalnej.

Po zakończeniu 5-letniego okresu „związania z celem” i dotrzymaniu przez beneficjenta zobowiązań, Agencja zwraca mu weksel in blanco. Tym samym kończy się okres, w którym beneficjent ponosił zobowiązania z tytułu uzyskanego dofinansowania.

Przez cały 5-letni okres „związania z celem” Agencja ma prawo kontroli wszystkiego, co dotyczy realizacji inwestycji (projektu): wybudowanych lub wyremontowanych obiektów, dokumentów związanych z budową i remontem - beneficjent jest zobowiązany te dokumenty przechowywać.

Beneficjent nie otrzyma wypłaty pomocy finansowej, gdy dokona zakupu od przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółek cywilnych jeśli jest jednym ze wspólników takiej spółki. Nie otrzyma jej też, gdy dostawca, usługodawca lub wykonawca, będący małżonkiem beneficjenta prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, a małżonków łączy ustrój wspólności ustawowej.

W działach „Wnioski” (również menu z lewej strony) można pobrać aktualne formularze wniosków do ARiMR oraz do banków udzielających kredytów preferencyjnych. Tam również znajdziecie formularze wniosków o płatność.